Chantal Rosmuller van het eenvrouwsbedrijf TMCR Systeembeheer en Advies heeft een migratietraject begeleid van Agromisa, waarbij de overstap werd gemaakt van Windows naar Linux op de desktop. Dit interview gaat over haar aanpak, de ervaringen en het verloop van het proces:

Wat is Agromisa voor een organisatie en hoeveel mensen werken er?

Agromisa is een non-profit organisatie die boeren en organisaties in de derde wereld ondersteunt met kennis over duurzame kleinschalige landbouw. Ze maken onder andere boekjes, de zogenaamde agrodokjes, met praktische informatie over landbouwkundige onderwerpen.

Er werken 5 vaste medewerkers en een stuk of 20 vrijwilligers.

Hoe zijn ze bij jouw bedrijf terechtgekomen?

Mijn eerste baan was systeembeheerder bij Agromisa, toen ik jaren later zelfstandig ondernemer werd, hoorde ik via via dat ze op zoek waren naar een systeembeheerder en omdat ze me al kenden was het natuurlijk snel geregeld.

Waarom wilde Agromisa de overstap maken naar Linux?

Het was eerlijk gezegd mijn idee :).

Het was wel nodig dat er iets zou gebeuren. Er stond een vrij nieuwe Linux server en een stuk of tien, zeven jaar oude computers met Windows 2000.Het probleem was dat de pc’s erg traag waren en de Windows-versie erg verouderd was. Deze kan binnenkort niet meer geupdate worden. Een ander probleem is dat het lastig wordt om nog nieuwe monitors te vinden die compatible zijn met de verouderde Windows versie.

Het onderhoud van de desktop systemen kost ook veel tijd. Ik heb toen een inschatting gemaakt hoeveel het zou kosten om naar Linux te migreren en hoeveel het zou kosten om naar een nieuwere Windows versie te gaan. Omdat je voor een nieuwere Windows versie ook meteen nieuwe pc’s aan moet schaffen ben je met Linux toch al snel goedkoper uit.

De medewerkers van de organisatie waren ook erg te spreken over het idee achter Open Source en Linux, dat sluit goed aan bij een organisatie die zich bezig houdt met het verspreiden van kennis.

Voor welke Linux versie is er gekozen en waarom?

Ik heb Kubuntu 8.04 geïnstalleerd op de server en de desktop pc’s ingericht als thin clients. Dat betekent dat ze na het opstarten connectie maken met de server en de gebruikers dan eigenlijk op de server werken. Kubuntu is Ubuntu met KDE als grafische omgeving. Ik ben in eerste instantie met Ubuntu aan de slag gegaan omdat die naar mijn mening erg gebruiksvriendelijk is en omdat ik deze distributie goed ken.

Ik vond het erg lastig om het systeem goed te beveiligen, vanwege de thin cliënt setup werkt iedereen op de server.  Je wil dan niet dat iedereen bij de configuratiebestanden kan of scripts uit kan voeren. Ik kwam erachter dat een KDE omgeving beter te beveiligen is door gebruik te maken van een tool die Kiosk heet en heb dus uiteindelijk gekozen voor Kubuntu. Een handige gebruiker die ik gevraagd had om wat te testen was ook meer te spreken over KDE, waarschijnlijk omdat het net iets meer op Windows lijkt.

Ik heb gekozen voor de thin cliënt setup omdat het daarbij niks uitmaakt dat de desktop pc’s verouderd zijn; verder hoef ik nu alleen maar de software op de server te updaten of aan te passen dus het onderhoud wordt minder werk en daardoor dus ook goedkoper voor Agromisa.

Hoe heb je het aangepakt?

Ik heb gekozen voor een gefaseerde aanpak, ik heb eerst Thunderbird, OpenOffice.org en Firefox op de Windows pc’s geïnstalleerd.

Toen gebruikers daaraan gewend waren zijn we overgegaan naar Linux. De overgang van MS Office naar OpenOffice.org bleek voor de gebruikers het meest wennen te zijn. Deze manier beviel erg goed en ik zou het volgende keer zeker weer zo aanpakken.

Op het moment werkt nog niet iedereen op een Linux desktop. 2 medewerkers werken met een MS Word template om de boekjes op te maken. We zijn bezig met het zoeken naar een alternatieve oplossing. we hebben wat geëxperimenteerd met een wiki, maar we zijn er nog niet uit wat het handigste is voor het productieproces van de boekjes.

Het opleiden van de gebruikers was logistiek best lastig, omdat je te maken hebt met vrijwilligers die langskomen wanneer ze zin hebben. Ik heb een paar verschillende dingen gedaan:

• Ik heb twee keer een OpenOffice.org workshop georganiseerd.
• Met een aantal gebruikers heb ik een afspraak gemaakt om ze 1 op 1 uitleg te kunnen geven over het Linux systeem.
• Na de migratie ben ik een week elke dag op kantoor aanwezig geweest om gebruikersvragen te kunnen beantwoorden.
• Ik heb een handleiding van 2 A4tjes uitgeprint met de belangrijkste informatie en bij elke computer een exemplaar neergelegd.

In de praktijk blijkt dat mensen het niet moeilijk vinden maar ze hebben wel even wat uitleg nodig. Ze moeten vooral even weten waar hun bestanden staan, omdat ze op de server werken bestaat er niet meer zoiets als “mijn computer” maar heeft iedereen een homedirectory. Gebruikers vinden het ook even vreemd dat er geen C schijf meer is.

Welke problemen ben je tegengekomen en hoe zijn die opgelost?

Het grootste probleem was het vervangen van het Word template en dat is eigenlijk nog niet opgelost. Verder werd er gebruik gemaakt van een Access database voor de boekhouding en dat zou onder Linux niet werken, maar dat probleem heeft zichzelf opgelost. Agromisa is afgelopen jaar overgegaan op een online boekhoudsysteem.

Weerstand bij de gebruikers heb ik niet veel van gemerkt gelukkig! Waarschijnlijk omdat de pc’s met Windows zo traag waren, alles is nu veel sneller en daar worden gebruikers natuurlijk wel blij van.

Hoe lang heeft het proces geduurd en wat is nu de stand van zaken?

Als je het gedoe met het Word template meetelt zijn we meer dan een jaar bezig geweest, maar toen ik eenmaal besloten had om dan maar een paar Windows pc’s te laten staan voorlopig was het binnen 2 maanden voor elkaar. Die tijd is wel nodig om gebruikers aan software te laten wennen, goed te testen etc. Maar je bent er als systeembeheerder dan niet fulltime mee bezig.

De stand van zaken is nu dus dat we voor 80% gemigreerd zijn naar Linux op de desktop. Het doel is 90%, er zal altijd wel een Windows pc blijven staan omdat dat soms een keer handig kan zijn :).